أقسام الموقع

المقدمة:

يلعب مديرو المكاتب والعاملون بالسكرتارية دوراً هاماً في حياة المديرين، حيث يقومون بتحمل أعباء عديدة عن كاهل مديريهم سواء في التعامل مع المراجعين وأطراف عديدة أو كتابة تقارير وإعداد مذكرات. ولذلك فإن مدير المكتب المعاصر أصبح من أهم الشخصيات ذات التأثير على قيادات المنظمة وعلى أداء المنظمة نفسها.

الأهداف:

يهدف الدبلوم بصفة عامة إلى إعداد مدير المكتب العصري بشكل يتلاءم مع الدور الحديث الذي يجب أن يقوم به، وبصورة أكثر تفصيلا:

1.إثراء المشاركين بأحدث المفاهيم والمعارف في الإدارة المكتبية الحديثة.

2.إكساب المشاركين القدرات اللازمة للتعامل في ظل بيئة الأعمال الجديدة.

3.تنمية وصقل مهارات المشاركين في مجال الأعمال المكتبية.

المحتوى العلمي:

تنقسم المحتويات العلمية للدبلوم إلى أربع وحدات تدريبية متكاملة، تشتمل كل وحدة تدريبية على 20 ساعة تدريب معتمدة، وذلك على النحو التالي:

الوحدة الأولى: الإدارة المكتبية الحديثة

· المتغيرات العالمية وأثرها على مفاهيم الإدارة المكتبية الحديثة.

· مكونات الإدارة الإلكترونية الحديثة.

· الأرشفة الإلكترونية.

الوحدة الثانية: العملية الإدارية وتأثيرها على أداء مدير المكتب العصري

·  ماهية الإدارة والعملية الإدارية.

·  مسؤوليات ومهارات مدير المكتب (فنية، سلوكية، ذهنية).

·  تخطيط أعمال المكاتب وتخطيط عملية الفهرسة.

·  تنظيم أعمال المكاتب وحفظ المحفوظات والمستندات.

الوحدة الثالثة: المهارات السلوكية للسكرتارية ومديري المكاتب المعاصرين

·  مهارات القراءة السريعة والتحدث والاستماع.

· مهارات الاستقبال وفن إدارة المقابلات.

·  مهارات التعامل مع المواقف الطارئة والأنماط المختلفة من المتعاملين.

· مهارات إعداد وكتابة وتقديم التقارير والمذكرات الإدارية.

الوحدة الرابعة: تطوير أداء مدير المكتب العصري

·  استخدام التقنيات الحديثة في أعمال المكاتب.

·  إدارة الوقت وتنظيمه باستخدام MS Outlook.

·  استخدام Excel في إعداد التقارير والإحصاءات.

·  تنظيم المراسلات وأرشفتها إلكترونيا.

المشاركون المستهدفون:

مديري المكاتب والسكرتارية في كافة الإدارات المختلفة للمنظمة ومن يتم تأهيلهم لذلك. 

فلسفة وأسلوب التنفيذ:

يعتمد الدبلوم في الأساس على بناء مخزون المعارف والمهارات في مجال السكرتارية ومديري المكاتب وذلك من خلال المشاركة الإيجابية للمشاركين في الدبلوم واستخدام الأساليب الآتية:

-     دراسة الحالات العملية.

-     ورش العمل.

-     التطبيقات العملية.